Integrar os sistemas de gerenciamento pode revolucionar a rotina de trabalho, esse é um passo importante para garantir a qualidade do serviço de uma empresa. Essa integração permite mais produtividade e mais visibilidade de todo o processo, e nada melhor para utilizar nessa integração do que as APIs. 

As APIs são famosas pela grande capacidade de integração, e quando conectamos com os ERPs, a otimização se eleva a outro nível. Além disso, existem APIs de integração de notas fiscais, que nada mais são APIs que conectores entre plataformas de gestão fiscal e consulta de notas com ERPs de gestão de processos administrativos e etc. 

Esse artigo irá apresentar os seguintes tópicos: 

O que é API Inteligente? 

As APIs inteligentes, além das funcionalidades e capacidades básicas, apresentam uma gama de recursos avançados, como capacidades de aprendizado de máquina (machine learning), processamento de linguagem natural (NLP), automação inteligente ou outras formas de inteligência artificial (IA). 

Essas APIs demonstram mais sofisticação e automatização nas suas funcionalidades permitindo interações mais complexas e dinâmicas entre sistemas e serviços. Assim, essas APIs são frequentemente usadas em diversos campos, como reconhecimento de voz, processamento de imagens, recomendações personalizadas, automação de processos, análise de dados em tempo real, entre outros, sendo uma desses usos a emissão fiscal automatizada.

Como funcionam as APIs de integração fiscal? 

As APIs de integração fiscal partem do princípio de conectar os sistemas para facilitar as tarefas. Elas fazem isso subindo automaticamente os XMLs de notas fiscais que foram recebidas nas plataformas de gestão. Ou seja, você não precisa se preocupar em colocar as notas fiscais uma a uma no sistema ERP, sendo carregados automaticamente em lotes. 

Porém essa API não se limita a essas ações, também se estendendo a tarefas como: 

• Geração da pré nota
• Validação de pedidos
• Download de documentos fiscais
• Escrituração fiscal

Existem vários benefícios em utilizar as APIs inteligentes de integração fiscal, entre eles: 

• Aumento a produtividade do time
• Agilidade aos processos
• Maior interação entre as áreas
• Redução de erros manuais
• Transparência de processos entre os times
• Diminuição de custos
• Facilita o gerenciamento de aplicações
• Aumenta a segurança dos dados 
• Proporciona uma comunicação clara entre os sistemas

APIs REST e a emissão de notas fiscais

O termo API REST é a junção de dois conceitos API (Application Programming Interface) e o REST (Representational State Transfer). A API foi criada de desenvolvedores para desenvolvedores para integrar aplicações, já o REST é um estilo arquitetural que deixa as aplicações mais flexíveis. 

Quando falamos sobre essa tecnologia para emitir NFSe e NFe, buscamos um serviço que possa realizar todo o processamento em poucos passos. As prefeituras e as Secretarias da Fazenda estaduais não oferecem API REST, porém existem outras opções desenvolvidas por software houses, como o PlugNotas. 

Esse modelo de emissão apresenta várias vantagens como: 

Comunicação via JSON 

O JSON, JavaScript Object Notation, tem como premissa ser leve e fácil de ler tanto para humanos quanto para máquinas. Ele consiste em um formato de notação de instruções baseadas em texto independente das linguagens de programação.

Amplamente utilizado, o JSON simplifica a comunicação entre aplicações, oferecendo praticidade e facilidade. Por isso, a utilização do JSON em APIs REST é uma vantagem.

Ciclo de emissão automático

A tecnologia das APIs REST podem gerenciar todo o ciclo de vida do documento, do XML a impressão. Se a API está centralizada e unificada, basta uma requisição do ERP e o resto é feito automaticamente. Após o envio das informações em JSON, a API cuida do resto do processo: 

• Envio

• Consulta 

• Autorização

• Geração do PDF 

• Impressão  

• Envio para o destinatário 

Notificações Dinâmicas

Com a utilização das APIs REST, toda e qualquer modificação a nível municipal nas NFSe são atualizadas automaticamente, portanto os softwares ligados também se adequam, sem nenhuma dor de cabeça para o desenvolvedor. 

Gerenciamento de instabilidade

Situações de estabilidade e indisponibilidade são comuns em servidores de NFSe com alcance municipal. Com a utilização de uma API REST auto gerenciável, como a PlugNotas, a própria API toma as devidas providências. Um exemplo de método de contingência é a impressão do Recibo Provisório de Serviços (RPS).  

Os benefícios das APIs inteligentes nos processos

Cumprir com os deveres fiscais é uma responsabilidade social crucial. Dada a complexidade da legislação brasileira, a utilização das tecnologias disponíveis pode ser fundamental para manter a conformidade fiscal e garantir a legitimidade de sua empresa.

Além disso, por meio do uso de APIs especializadas, é possível otimizar grandemente os processos fiscais e tributários, reduzindo significativamente a necessidade de mão de obra e os custos associados, minimizando erros humanos e prevenindo pagamentos irregulares.

A aplicação da inteligência fiscal pode eliminar procedimentos manuais burocráticos e ineficientes, tornando as atividades do dia a dia mais ágeis e seguras. Essa otimização e redução de custos também possibilitam uma maior presença no mercado e ampliam as oportunidades de competição em termos de preços.

Como integrar a API com o ERP?

A integração de uma API de emissão fiscal com um ERP  (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) pode ser realizada por meio de alguns passos essenciais:

1. Escolha da API e do ERP: Selecione uma API de emissão fiscal confiável e compatível com o seu ERP. Certifique-se de que ambas as plataformas possam integrar-se de forma eficiente.
2. Acesso às documentações e especificações técnicas: Obtenha acesso à documentação da API de emissão fiscal e do ERP para compreender suas funcionalidades, endpoints, parâmetros e formatos de dados necessários para a integração.
3. Desenvolvimento ou utilização de middleware: Pode ser útil utilizar um middleware (ou desenvolver um, se necessário) para atuar como intermediário entre a API fiscal e o ERP, facilitando a comunicação entre os sistemas.
4. Desenvolvimento da integração: Com base na documentação, desenvolva ou configure a integração entre a API de emissão fiscal e o ERP. Isso pode envolver a criação de scripts, codificação de chamadas de API, mapeamento de dados, entre outros.
5. Testes e validações: Realize testes abrangentes para garantir que a integração funcione corretamente. Verifique a comunicação entre os sistemas, a precisão dos dados transmitidos e a conformidade com os requisitos legais e fiscais.
6. Implementação e monitoramento: Após os testes bem-sucedidos, implemente a integração no ambiente de produção. Monitore regularmente para garantir que a integração funcione sem problemas e esteja em conformidade com as atualizações regulatórias.
7. Treinamento e suporte: Forneça treinamento adequado para os usuários do ERP para garantir que saibam como usar a integração. Ofereça suporte contínuo para solucionar problemas e realizar ajustes conforme necessário.

A integração entre uma API de emissão fiscal e um ERP é essencial para automatizar processos contábeis, garantir a conformidade fiscal e simplificar a geração de documentos fiscais dentro de uma organização. A colaboração entre esses sistemas facilita o gerenciamento de informações financeiras e tributárias, otimizando a eficiência operacional e reduzindo possíveis erros manuais.

Conclusão

A utilização de APIs inteligentes para emissão fiscal pode gerar melhorias significativas nos processos jurídicos e fiscais de uma empresa. Além da automação, que traz diversos benefícios como a redução da necessidade de mão de obra, essa tecnologia minimiza possíveis erros humanos, garantindo maior segurança das informações e uma significativa redução de custos.

Considerando todos esses pontos, integrar essas APIs com o sistema ERP da sua organização pode ser uma contribuição valiosa para o desenvolvimento empresarial, porém exige um certo nível de preparação e investimento. Portanto, após analisar as informações apresentadas e decidir pela viabilidade da aplicação na sua organização, é fundamental implementar essa mudança o mais rápido possível para obter os melhores resultados.